Boxholmshus

GDPR - behandling av personuppgifter

När du gör en intresseanmälan, hyr av oss eller i vissa fall har hyrt av oss, AB Boxholmshus org.nr 556084-0463, behandlar vi dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR 2016/679). Dataskyddsförordningen ska skydda dig så att din personliga integritet inte kränks genom att dina personuppgifter används på fel sätt.

Vad är personuppgifter?
Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till din person. Det kan vara direkta uppgifter som namn, adress, e-postadress, personnummer och telefonnummer. Men det kan också vara indirekta uppgifter som lägenhetsnummer och IP-adress.

Vad är en behandling?                                                                                                                                                       En behandling av en personuppgift är när den samlas in, registreras, organiseras, struktureras, lagras, bearbetas, sammanställs, ändras, lagras på våra dataservrar eller raderas. Den rättsliga grunden för vår behandling skiljer sig beroende på vilken typ av behandling vi genomför. Det kan vara avtal, intresseavvägning, rättslig förpliktelse, intressen av grundläggande betydelse eller samtycke.

Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig, den som ansvarar för all behandling av personuppgifter som utförs är AB Boxholmshus org.nr. 556084-0463, Box 51, Storgatan 28, 590 10  BOXHOLM.

När behandlas mina personuppgifter?
När du lämnar in en lägenhetsansökan
hos AB Boxholmshus behandlar vi dina personuppgifter för att administrera din ansökan. Uppgifterna ligger kvar när du står i vår bostadskö. Om du inte önskar stå kvar som sökande kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi t.ex. uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna.

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal på lägenhet, förråd eller parkeringsplats behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresperioden behandlar vi t.ex. dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten, när vi hyresförhandlar, skickar ut vår hyresundersökning och när vi skickar information till dig.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utföra era supportärenden, klagomål, beställningar och felanmälningar som ni anmäler via besök, telefonsamtal eller vår hemsida. Dina personuppgifter kommer också att behandlas utav våra entreprenörer vid lägenhetsrenoveringar och när de behöver åtgärda felanmälningar som du inkommer med. Vid marknadsföring av produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet kan dina personuppgifter komma att behandlas av exempelvis bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag. För att kunna bedriva vår verksamhet och fullgöra våra åtaganden mot dig behöver leverantörer som tillhandahåller olika typer av IT-system och tjänster behandla dina personuppgifter.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträden för behandling av dina personuppgifter. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsbolag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas till oss eller handlingar vi själva upprättar såsom brev, intyg och hyresavtal. Vi gallrar uppgifter och allmänna handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

När du flyttat från din lägenhet kommer vi att gallra och rensa dina personuppgifter förutom vissa uppgifter som vi måste spara. Det kan gälla exempelvis hyresavtalet som vi måste spara i minst två år, eller uppgifter som finns i vårt bokföringsmaterial, t.ex. betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Registerutdrag
Du har rätt att begära ett registerutdrag med information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig. Detta kan du göra kostnadsfritt en gång om året sedan utgår en kostnad. Begäran ska göras personligen hos AB Boxholmshus och innehålla ditt namn, adress, datum, personnummer samt vara undertecknat av dig. Vid begäran av registerutdrag kommer AB Boxholmshus begära ID handling för säker identifiering. Vi lämnar ut registerutdraget på AB Boxholmshus kundservice eller skickar det till din folkbokförda adress inom 30 dagar från det att vi mottog din begäran.

Begäran om rättelse
Begäran om rättelse av personuppgifter kan du göra genom att kontakta AB Boxholmshus via brev, e-post eller telefon 0142-896 00. Om du har andra frågor om vår hantering av förekommande personuppgifter kan du komma i kontakt med vårt Dataskyddsombud via e-post: dataskyddsombud@itsam.se

Har du klagomål på AB Boxholmshus angående felaktig hantering av personuppgifter som inte åtgärdas av oss på ett enligt dig tillfredsställande sätt, kan du kontakta Datainspektionen.

 

Antagen av AB Boxholmshus styrelse 2018-06-13

AB Boxholmshus, Storgatan 28, Box 51, 590 10 Boxholm. Telefon: 0142-896 00. Fax: 0142-500 38. E-post: info(at)boxholmshus.se